A proHáló működési alapelvei 

A proHáló értékelési, monitoring, és kontrolling rendszere

A proHáló hálózat tagszervezetei és elérhetőségeik

A proHáló értékelési, monitoring, és kontrolling rendszere

A proHáló hálózat eredményességének alapkövei a tagszervezetek tudása, kompetenciái, motiváltsága, feladatvállalása, a hálózat szintjén indított projektjei, és a közös feladatok megoldására fordított erőforrásainak mennyisége és minősége.
 
Egy olyan összetett rendszer folyamatos alkalmazása felel meg legjobban a proHáló működési alapelveinek, amely lehető teszi, hogy a tagszervezetek megértsék, és megegyezésre jussanak abban, hogy mit kell tenniük azért, hogy a működési alapelvekben elfogadott célkitűzések megvalósuljanak.  A hálózat e folyamat feltételeit megteremtve, a cselekedetek eredményeinek mérésére, és visszacsatolására törekszik, megadva mindazt a támogatást, felhatalmazást, és lehetőséget, amely az eredményességhez szükséges.
 
Az értékelés, monitoring és kontrolling tevékenység a proHáló teljesítményének javítását szolgálja. Az értékelés, monitoring és kontrolling tartalma: 

• az értékelés a működési alapelvekben rögzített célok elérésének szintjét vizsgáló szisztematikus, periodikus vizsgálat. Két évre vonatkozóan történik, és részét képezi a stratégiai tervezési folyamatnak. Az értékelés feltárja a tervezés és végrehajtás hiányosságait is.

• a monitoring szisztematikus gyakoriságú teljesítményértékelés, amely az adott aktuális eredményeket és a kitűzött célokat veti össze. 

• a kontrolling főként a költségek és eredmények összevetésére, a teljesítmények és a ráfordítások nyomon követésére irányul, célja a hatékony rendszerműködés biztosítása.

Értékelés
 
Az értelés célja:

• a hálózat által elfogadott működési alapelvek folyamatos kontrollja, a hálózati együttműködés meglévő formáinak, és minőségének fejlesztése;
• folyamatos, és rendszerében kialakított periodikus értékeléssel hiteles, korrekt, objektív visszajelzés a szervezetek hálózati tevékenységéről és az általuk a hálózati munkába bevitt szervezeti erőforrásokról - az erősségek visszajelzése - valamint segítségnyújtás a reális szervezeti önkép kialakításához;
• A tagok helyi szolgáltató tevékenységéhez folyamatos informáló, önképző, és fejlesztő segítségnyújtás;
• az értékeléshez kapcsolódó érdekeltségi rendszer megalapozása.

Az értékelés alapját a Működési Alapelvekben rögzített védjegy használattal kapcsolatos feltételek teljesítése és a többletteljesítéshez kapcsolódó preferenciák képezik. 
 
A proHáló hálózatban az értékelést a tagszervezetek – a működési alapelvekben rögzített célok megvalósítása érdekében – a tervezett és a megvalósított tevékenységük - önértékeléssel történő - összehasonlításával végzik el.
 
A működési alapelvek alapján meghatározott védjegy követelmények és a többletteljesítéshez kapcsolódó lehetőségek motiválják a tagszervezeteket vállalásaik megtételére. A tagszervezet már vállalásai elkészítésénél, meghatározhatja, hogy mit tud felvállalni, részéről milyen hozzájárulás várható, és hozzájárulása alapján milyen lehetőségek állhatnak majd rendelkezésére.
 
A szervezetek vállalásait és a várható teljesítményszintet a Hálózati Találkozó fogadja el. A vállalások elfogadásánál kiemelt figyelmet fordít arra, hogy a tagszervezet milyen segítséget, feltétel biztosítást vár a közösségtől annak érdekében, hogy vállalásait teljesíteni tudja.
 
A tagszervezet reális vállalásokat fogalmaz meg hitelességének érdekében. Létrejön egy megállapodás a proHáló közössége és az adott tag között, amely lényegét a hálózat teljesítményéhez nyújtott várható hozzájárulás és a hozzájáruláshoz szükséges feltételek jelentik.
 
A szervezetek már vállalásuknál jelzik, hogy két év alatt milyen szinten tudnak teljesíteni, és a teljesítmény eléréséhez kitől (együttműködő szervezetek, Hálózati Találkozó, Hálózati Tanács, munkacsoportok) és milyen feltétel biztosítására van szükségük.
 
A tagszervezetek megtervezik várható teljesítményüket, majd az értékelés időszakában a tervezett adatokat összevetik a valóságosan elért eredményekkel, és eredményüket a Hálózati Találkozó elé terjesztik. Az önértékelésen és a közösségi kontrollon van a hangsúly.
 
A proHáló hálózathoz tartozás és a „proHáló” védjegy használatának feltételei
 
A hálózat szintjén:

• a szervezet vezetőségének érdemi, írásos döntése alapján tagja a hálózatnak;
• rendszeresen és érdemben tájékoztatja a szervezet vezetőségét a hálózati munkáról, szervezetként csatlakozik a hálózathoz;
• a hálózat tevékenységével kapcsolatos nyilvános szereplésein és a saját maga által előállított anyagokon – az arculati kézikönyvben rögzített módon - feltünteti proHálós tagságát;
• a nonprofit szolgáltatást alapdokumentumában szervezeti tevékenységként nevezi meg;
• minden hálózati találkozón képviseleti joggal rendelkező személy vesz részt, annak érdekében, hogy a hálózat érdemi munkát, beleértve a tagokra vonatkozó döntéseket, tudjon végezni;
• résztvesz legalább egy a proHálón belül működő munkacsoport tevékenységében;
• saját földrajzi területén aktívan hozzájárul a proHálóban végzett munka és az elért eredmények nyilvánosságra kerüléséhez és azok felhasználásához;
• legalább három másik taggal áll sikeres és folyamatos együttműködésben;
• legalább egy hálózati szintű programnak aktív kezdeményezője és/vagy feladatot vállaló együttműködője;
• két évente legalább egyszer házigazdája hálózati vagy munkacsoport szintű programoknak;
• alkalomszerűen, meghatározott tevékenységi területen, vagy földrajzilag behatárolhatóan nyújtja a hálózat által meghatározott szolgáltatásokat.

Helyi tevékenységben:

• helyi közösségfejlesztő vagy hálózatépítő munkát kezdeményez vagy abban közreműködik;
• a civil szervezetek szükségleteire reagálva működési területén nonprofit szolgáltatásokat nyújt.

A hálózat által preferált tevékenységek:
 
A hálózat szintjén:

• legalább egy hálózati szintű programnak aktív kezdeményezője;
• a szervezet munkacsoport vezetését vállalja;
• a hálózat egészének működését, fejlesztését elősegítő programot működtet.

Helyi tevékenységben:

• minden hatóköre területén működő nonprofit szervezetnek kínálja, rendszeresen és folyamatosan nyújtja a hálózat által megjelölt szolgáltatást;
• modellértékű  - módszert ad; multiplikátor hatása van; új modell az együttműködésre; példa lehet; a meglévő program fejlesztése; új kimenete van; új helyszínen valósul meg; fehér területek láthatóvá tételét szolgálja - programokat tervez és valósít meg a hálózat közreműködésével.

A megvalósított tevékenység alapján a Hálózati Találkozó dönt a proHáló védjegy és a preferált tevékenységek alapján meghatározott kedvezmények odaítéléséről. A működési alapelvek és az értékelési rendszer felülvizsgálatát az értékelési időszak végén – a Hálózati Találkozó - a tagszervezetek vállalásai előtt végzi el.
 
A Hálózati Tanács összehangolja a proHáló tagszervezeteinek és munkacsoportjainak tevékenységét, és a feltétel biztosítás tekintetében is koordinációt végez.
 
A hangsúly a vállalások alapján elért teljesítmények reális és pontos számbavételén van, a részteljesítmények alapján adódik össze a hálózat produktuma és válik hitelessé tevékenysége. A proHáló hálózat nem minősíti a szervezetek helyi tevékenységét és nem törekszik hálózaton belüli rangsor felállítására.
 
A vállalások tekintetében létrehozott közösségi megállapodás után következik a megvalósítás időszaka, amely során kap szerepet a monitoring és a kontrolling.
 
II. Monitoring
 
A Hálózati Tanács két évben legalább egy alkalommal megvizsgálja a vállalások teljesítésének helyzetét. A monitoring tevékenység lényege, hogy megállapítsa, hogyan halad a vállalások megvalósítása, milyen feltétel biztosítási problémák jelentkeznek, hol tapasztalható elmaradás, és szükség van-e korrekciókra? A különböző munkacsoportok tevékenységénél keletkeztek-e aránytalanságok, és milyen intézkedésekre van szükség megszüntetésük érdekében?
 
A hálózat tevékenységének koordinálása érdekében a Hálózati Tanács intézkedik, vagy ha szükséges a Hálózati Találkozó összehívását kezdeményezi, a kialakuló problémák feloldása érdekében.
 
A tagszervezetek vállalásai helyzetének nyomon követését a Hálózati Tanács végzi. A tájékozódás során törekszik a személyes megbeszélésekre, és a skype felhasználására. Konzultál a tagszervezet képviselőjével arról, hogy milyen stádiumban van vállalásainak teljesítése, és arról is, hogy milyen nehézségek jelentkeznek munkájuk során. Milyen változások álltak be a külső környezetben, vagy milyen belső problémákkal kell szembenézniük. Ez a tevékenység feloldja a magára hagyottság érzését, és motivációt biztosít a további feladatteljesítéshez.
 
A Hálózati Tanács tevékenységének lényeges elemét képezi a munkacsoportok tevékenységének figyelemmel kisérése. Minden ülésen áttekinti, hogy a munkacsoportok milyen tevékenységet végeztek, és hogy mit terveznek a jövőben.
Gondot fordít arra is, hogy a szervezetek megfelelően motiváltak legyenek a munkacsoportok tevékenységébe történő bekapcsolódásra. Ezt az értékelési tevékenységnél, a védjegy követelmények és a hozzájuk kapcsolódó lehetőségek megállapításával segíti elő.
 
III. Kontrolling
 
A hálózati szintű rendezvények, akciók esetében el kell végezni a költségek és eredmények összevetését, és képet alkotni a teljesítményekről és a ráfordításokról.
 
Ezt a tevékenységet a Hálózati Tanács végzi el a hálózati kiemelt események tekintetében, elemezve, hogy milyen költségráfordítással, milyen eredményt lehet biztosítani. A másik szintet képezi a munkacsoportok tevékenysége, amelyek esetében a munkacsoport vezetők fordítanak gondot a kiadások és az elért színvonal kérdésére.
 
A proHáló kontrolling tevékenységének lényeges területe a hatékony rendszerműködés elősegítése. A fő elem ezen a területen a hálózati kommunikáció színvonala, amely biztosításának egyik leglényegesebb eleme az alkalmazott informatika. A tervezési tevékenységnél a Hálózati Találkozó gondot fordít az egyes tagszervezetek informatikai tudásának és a közös kommunikáció módszereinek fejlesztésére. A hálózat hatékonyságának alapkövei között kiemelt jelentősége van a jól működő információs háttérnek.
 
A jelenlegi turbulens környezetben a proHáló kezdeményező szerepet játszik, az emberi erőforrások (tudástár) hasznosításában. A hálózat közös programjainak eredményességét a jó tervezés, a szakmai potenciálok, a nyomon követhető, rugalmas pénzfelhasználás, és a rendelkezésre álló infrastruktúra hatékony kihasználása biztosítja.
 
 
Záradék:
 
A proHáló értékelési, monitoring, és kontrolling rendszerének elfogadása után célszerű áttekinteni, módosítani, vagy megalkotni a következő anyagokat:
 
Arculati kézikönyv.
A proHáló hálózat érdekeltségi rendszere.
Feladatvállalás és értékelés módszertana.
Védjegy használatának szabályai.
A tagfelvétel eljárási rendje.
Minőségbiztosítási rendszer.
 
 
A dokumentumot  2009. április 16-17-én az Eger városában megtartott hálózati  találkozón fogadta el a proHáló hálózat.
 
 
 
Eger, 2009. április 17.